Egyik kedves olvasó levelében az alábbi kellemetlen helyzetről számolt be: cégük 30 éves jubileuma alkalmából egésznapos rendezvényt szerveznek, amely egy ültetett vacsorával zárul. A meghívón egyértelműen feltüntették a meghívott nevét és ültetéses alkalom lévén írásbeli visszajelzést kértek, ennek ellenére a meghívottak telefonon jeleztek vissza. Többen közölték, hogy partnerrel érkeznek, és volt aki úgy gondolta, hogy a rendezvény a gyermekei számára is remek szórakozás lenne. A hasonló félreértések elkerülése érdekében, íme egy rövid leírás a meghívókról.

A meghívás történhet:

• szóban: személyesen vagy telefonon,
• írásban:  levélben vagy meghívóval.

Betartandó szabályok:

A meghívónak tartalmaznia kell:

• meghívó nevét és hivatalos rangját,
• a meghívás tényét,
• a meghívott nevét,
• a meghívás alkalmát,
• a rendezvény jellegét (fogadás, buffet-dinner, dinner..),
• a meghívás helyét és időpontját (időtartamát),
• a részvétel visszajelzésére vagy a lemondására történő utalásokat,
• dress code
• más hasznos információkat.

Amennyiben a feleség is részt vesz a rendezvényen, ketten szerepelnek meghívóként, a feleséget saját nevén kell feltüntetni.

A meghívási formula a nyelvtől függ, és mindig harmadik személyben áll.

A meghívott neve az udvariassági formulával teljesen kiírandó, kerüljük az ,,Ön” használatát. A rang, beosztás kiírása nem kötelező.

A klasszikus hagyományok szerint a meghívás időpontjának megjelölésekor az évszámot nem szabad feltüntetni, de ma már sok meghívón szerepel. A hónapot mindig névvel, a napot számmal írjuk.

A részvétel visszajelzése ültetéses alkalmaknál kötelező.

A meghívón alkalmazott rövidítések általában francia nyelvűek, de használható a saját nyelvből származó rövidítés.

magyarul: V.K. (Választ kérünk),

angolul: Regrets Only (csak lemondás esetén),

franciául: R.S.V.P. (Répondez s’il vous plait),

A meghívón a név helyének kitöltése kézzel történik.

A meghívó elküldése 2-3 héttel a meghívás időpontja előtt szokásos, és illik 1-2 napon belül válaszolni.

A rendezvényen szigorúan csak azok vehetnek részt, akik a meghívót kaptak. Amennyiben a meghívó a férjnek szól, nem viheti magával a feleségét. Amennyiben házaspárnak szól és a feleség nem tud elmenni, a férj részvételét vissza kell igazolni és a feleségét lemondani.